-
ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО ОФОРМЛЕННЯ ДІЛОВОЇ КОРЕСПОНДЕНЦІЇ
Однією з форм ділового тексту є документ, зокрема ділова кореспонденція. З роками склалися узвичаєні правила оформлення службової, урядової, приватної кореспонденції. Текст має бути логічно послідовним, диференційованим за сферами спілкування, відзначатися довершеністю структури, форми та викладу. Залежно від характеру основного змісту документа використовуються відповідні мовні структури із ретельно дібраними словами, що найточніше передають зміст документа.
Будь-яка ділова кореспонденція зазвичай готується на спеціальних бланках, реквізити яких містять постійну інформацію. Обов'язковими мають бути заголовок, адреса організації, установи, фірми, підприємства, куди надсилається документ. Назва ставиться у називному відмінку. Якщо ж кореспонденція адресується конкретній особі, то посада і прізвище її пишуться в давальному відмінку.
У ділових паперах у звертанні до офіційної особи використовуються офіційні форми ввічливості: шановний, високошановний, вельмишановний. Після звертання ставиться кома, а текст починається з малої літери. Якщо ж звертання завершуються знаком оклику, текст починається з абзацу і з великої літери.
Важливе значення має питання мовного етикету. Це стосується переважно тих, хто займається складанням листів-прохань, листів-вимог, листів-претензій, бо від змісту таких документів залежать відносини між колективами та приватними особами.
Щоб не виказувати невдоволення діями партнера, рекомендується замінити активну форму дієслова на пасивну. Наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій щодо випуску нашої спільної продукції. — Пропозиції щодо випуску нашої спільної продукції Вами ще не висловлені.
Якщо ж важливо назвати конкретного виконавця, тоді пропонуємо вживати активну форму. Наприклад: Міністерство зв'язку не гарантує оплату цієї роботи. Завод не гарантує забезпечення всіх робітників квартирами.
Особливого значення набувають у ділових документах вставні слова, які пом'якшують тон спілкування. Наприклад: За такі результати праці Ви не можете одержати премії — На жаль, за такі результати праці Ви не можете одержати премії.
Займенник Ви в листах, офіційних документах тощо пишеться з великої літери. Цим підкреслюється повага до адресата.
Відокремлений дієприслівниковий зворот може надати документу характеру повної інформації, вичерпної відповіді. Наприклад: Прочитавши Ваші оповідання, редакція журналу повідомляє, що вони потребують доопрацювання. З цією метою найчастіше використовуються також дієприслівникові звороти типу: вважаючи, беручи до уваги, враховуючи та ін.
Надмірна ввічливість як і нав'язування своїх методів чи принципів у розв'язанні того чи іншого питання не сприяють позитивному результату.Контрольні питання
1.Які є правила оформлення ділової кореспонденції?
2. Що входить до обов'язкових реквізитів спеціального бланка?
3. З якою метою використовуються дієприслівникові звороти в ділових паперах?ЛИСТ
Серед ділової кореспонденції (документи організаційно-розпорядчого характеру, інструкції, інформативні запити та ін.) важливе місце займає листування.
Лист — це узагальнена назва документів (лист-повідомлення, лист-подяка, лист-нагадування, лист-прохання, листи супровідні, рекламні та ін.), що пересилаються поштою.
Щодо змісту службового листа: мають бути вступ, виклад, висновки й закінчення. Текст складається довільно.
Створити за зразком службові листи 1-2.
Складіть лист 3 на придбання у видавництві навчального посібника «Українське ділове мовлення» - Відкрити вікно MS Publisher. Встановити параметри сторінок: формат А5 (15х21), розміри полів 1,5см з усіх боків.
- Набрати текст ділових листів на окремих сторінках у відповідності до зразку.
- Застосувати шрифтові схеми до різних листів, такі як Граненая, Декоративная, Диктовка.
- Закрити документ і зберегти його у своїй папці.
- Створити публікацію для друку (выбрать Публикация для печати – Бланки – Викторианский, Геометрия, Квадрант или другой). Скопіювати створені раніше листи на ці бланки у відповідності. Змінити шрифтові та кольорові схеми. Самостійно створити за допомогою графічного редактора і добавити у публікацію емблеми підприємств. Виконати найбільш оптимальне розміщення елементів макету.
- Показати роботу викладачеві. Зберегти ділові листи у своїй папці на диску.
- Як змінити розмір паперу у публікації?
- Як застосувати кольорову або шрифтову схему?
За № ______________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Хід роботи
За № __________________________________________________________________________________________
Контрольні запитання
