Занятие № 3
Тема: Использование режимов Структура и Главный документ.
Цель: изучить правила работы с большими документами на примере использования режимов структуры и главного документа.
1. Создание больших документов во многом отличается от составления одностраничных документов. Это связано с различными требованиями к оформлению изданий разных видов. Так, многие книги, каждый научно-технический отчет или дипломная работа должны содержать номера страниц, оглавление, указатели, сноски и ссылки, а также некоторые другие элементы аппарата издания.
Word предоставляет эффективные средства оформления многостраничных документов. Для унифицирования оформления частей документов большого объема следует применять стили (символов и абзацев). Выполнять стилевое форматирование можно в процессе ввода текста (стиль назначается после ввода абзаца) или после ввода всего документа.
В Word существуют стили для форматирования не только основного текста, но и колонтитулов, сносок, заголовков и т.д. В случае использования стандартных стилей заголовков возможно автоматическое создание оглавления.
В Word существует большой выбор стандартных стилей, большинство из которых — стили абзацев. Набор стилей, доступных в документе, зависит от шаблона, на котором базируется документ.
Пользователь может изменять и переименовывать стандартные стили, а также создавать на их основе новые. Следует учитывать, что использование стандартных стилей всегда сопряжено с риском: могут проявиться скрытые параметры форматирования. Поэтому стили, созданные другими пользователями, следует тщательно изучить. Большинство встроенных стилей абзацев базируются на стиле Обычный. Это значит, что изменение стиля обычный приводит к изменению многих стилей Word и, следовательно, к изменению форматирования документов. Поэтому следует соблюдать осторожность при модификации этого стиля. Особое положение в библиотеке занимают стили Заголовок 1 — Заголовок 9,
стандартные стили, которые невозможно удалить из библиотеки. Они используются для оформления заголовков и структурирования текста в режимах Структура и Главный документ. В этих режимах можно определить соподчиненность абзацев благодаря особому способу их расположения.
В документах со сложной системой рубрикации (1, 1.1, 1.2, 1.2.1, 1.2.2) необходимо назначать заголовкам стили разных уровней. В режиме Структура можно изменять структуру документа, перемещая отдельные элементы с уровня на уровень.
Для оформления таблиц обычно создают специальные стили. Чаще всего используются стили для форматирования:
Надписи к иллюстрациям, как правило, оформляют посредством стандартного стиля Название или специального стиля, в котором учитывается расстояние между иллюстрацией и текстом.
2. В режиме Структура легче упорядочить структуру документа и присвоить уровни заголовкам (или изменить их). Поскольку режим структуры позволяет управлять видимым на экране текстом, то можно без особого труда переносить большие фрагменты текста. После того как введен обычный текст, можно изменить уровни ключевых тем и переформатировать целые разделы. Использование режима структуры имеет и другие преимущества. Например, можно использовать его для подготовки оглавления, нумерации заголовков или даже построения главного документа.
Создание многостраничного документа следует начинать с определения его структуры – разбивки на разделы, главы и параграфы. При определении структуры заголовкам и подзаголовкам назначаются стили разных уровней. Это удобно выполнять в режиме просмотра структуры.
Перед созданием документа большого объема, как правило, разрабатывается его план: вводятся заголовки разделов и глав. В ходе работы структура документа (порядок глав) может изменяться.
Переход в режим структуры выполняют щелчком на кнопке Режим структуры, которая располагается в левом нижнем углу окна документа. Можно также использовать команду меню Вид-Структура или нажать комбинацию клавиш Alt+Ctrl+О.
При включении режима структуры горизонтальную линейку заменяет панель инструментов Структура. Кроме того, все заголовки или абзацы располагаются с отступами, соответствующими их уровням, и перед ними стоят пиктограммы: знак «плюс», знак «минус» или небольшой квадрат. Знак «плюс» означает, что под этим заголовком есть обычный текст, другие заголовки или и то и другое. Знак «минус» означает, что под заголовком не содержится обычный текст или подчиненные заголовки Небольшой квадрат отмечает абзац обычного текста.
Несмотря на то, что заголовки и текст отображаются в режиме структуры с отступами, установка этого режима не означает форматирования документа. Средства форматирования абзацев в режиме структуры недоступны.
3. Структура документа фактически является его планом и представляет собой список заголовков различного уровня, имеющихся в документе. При работе в режиме структуры на экране появляется панель инструментов Структура. По умолчанию работа начинается с ввода заголовка первого (самого высокого) уровня. Для понижения уровня заголовка можно использовать клавишу TAB или кнопку Понизить уровень на ПИ Структура. Для повышения уровня используют кнопку Повысить уровень или комбинацию клавиш SHIFT+TAB. Знак «плюс» возле заголовка указывает на наличие подразделов. Щелчок на этом значке позволяет выделить весь соответствующий раздел. Метод перетаскивания позволяет переставлять заголовки вместе с соответствующими разделами с одного места на другое. Кнопки с цифрами на панели инструментов Структура позволяют свернуть все уровни ниже выбранного. Кнопки Свернуть и Развернуть позволяют сворачивать и разворачивать уровни заголовков поодиночке.
Когда план создан, ввод текста разделов выполняют в одном из обычных режимов. Переход выполняют с помощью пунктов меню Вид или щелчком на одной из кнопок в левом нижнем углу окна документа.
Если нужно одновременно видеть и структуру документа и его содержание, следует дать команду Вид - Схема документа. В этом случае в левой части экрана открывается область, содержащая только заголовки. Переход к любому разделу документа выполняют щелчком на заголовке.
| Назначение Повысить уровень заголовка Понизить уровень заголовка Понизить уровень заголовка до текста Переместить заголовок вверх Переместить заголовок вниз |
Комбинация клавиш |
Отобразить подзаголовки и текст |
Alt+Shift++ Alt+Shift+N |
Нумерация заголовков.
В режиме просмотра структуры можно пронумеровать заголовки и или выделенные абзацы текста. Word осуществляет нумерацию автоматически. Чтобы пронумеровать заголовки, перейдите в режим просмотра структуры и укажите уровень, до которого необходимо провести нумерацию. Затем выделите ту часть документа, которая подлежит нумерации, и вызовите команду Список меню Формат. В открывшемся окне перейдите на вкладку многоуровневый и задайте способ нумерации, выбрав одну из пиктограмм в нижнем ряду. После нажатия кнопки ОК результат станет виден на экране.
5. Наиболее очевидный способ создания большого документа - это объединение всех данных в одном документе. Если уже создано несколько документов, можно использовать команду Вставка\Файл, чтобы объединить эти документы в один. Однако при этом возникает ряд проблем. Одна из них состоит в том, что Word начинает работать менее эффективно, если документ содержит более 20-30 страниц. Некоторые функции, такие как поиск или прокрутка, занимают намного больше времени, и возрастает вероятность системных ошибок.
Другая проблема состоит в том, что над одним файлом одновременно может работать только один человек. Поэтому, если материал объединяется в один файл, теряется возможность работать над документом коллективно.
Возможность Word создавать главный документ позволяет объединить несколько документов в один, обеспечивая, с одной стороны, совместимость различных частей и другие преимущества, присущие работе с большим документом, а с другой стороны, сохраняя все удобства работы с индивидуальными вложенными документами. Кроме этих преимуществ, главный документ позволяет выполнять следующее:
Книга — отличный пример использования главного документа. Каждая глава может являться вложенным документом, а элементы, общие для всей книги, могут содержаться в главном документе.
Работа с главным документом проводится в режиме главного документа, который является обобщением режима структуры. При этом сохраняются все возможности режима структуры (такие как повышение или понижение уровня заголовка, возможность развернуть или свернуть заголовок) и имеется несколько полезных дополнений.
Независимо от того, хотите ли вы создать главный документ с "нуля" или объединить уже существующие документы в главный документ, вы должны сначала перейти в режим главного документа, выбрав команду Вид/Структура. После того как на экране появится панель инструментов Структура, достаточно будет просто щелкнуть на кнопке Главный документ на этой панели.
6. Есть три основных способа создания главного документа:
1. Начать новый документ в режиме главного документа. Разработать структуру главного документа и с помощью заголовков разделить ее на отдельные вложенные документы.
2. Разбить существующий документ на вложенные документы.
3. Объединить имеющиеся документы в главный документ, вставив их в качестве вложенных документов. Любой документ Word может рассматриваться как вложенный документ.
Контрольные вопросы
Литература
