Занятие № 4
Тема: Обработка больших документов. Создание оглавлений и указателей.
Цель: изучить способы создания оглавлений, указателей, списков иллюстраций в книгах и других больших документах, воспитывать самостоятельность, внимание, точность выполнения операций, развивать логическое мышление.
1. Оглавление можно создать несколькими способами: во-первых, используя поля подстановки, а во-вторых, с помощью встроенных стилей форматирования, предлагаемых Word.
2. Создание оглавления с помощью встроенных стилей заголовков
Создание оглавления с использованием встроенных стилей заголовков сводится к сбору тех заголовков, которым назначены стили Заголовок 1 - Заголовок 9. Поэтому перед составлением оглавления следует убедиться, что заголовкам разделов, глав и параграфов назначены именно эти стили. Оценить, как будет выглядеть оглавление, и какие заголовки войдут в него, можно в режиме просмотра структуры документа.
В оглавление редко включают заголовки всех уровней. Оглавление, содержащее название всех частей документа, может выглядеть слишком громоздким. В нем трудно ориентироваться. С другой стороны, оглавление, включающее только заголовки верхнего уровня, дает слишком мало информации о содержании документа. Поэтому следует найти оптимальное соотношение подробности и размера оглавления. Для этого нужно перейти в режим просмотра структуры.
Настоящее оглавление создается с помощью команды Ссылка - Оглавление и указатели из меню Вставка. В окне Оглавление и указатели необходимо перейти на вкладку Оглавление и задать в поле Формат способ представления оглавления, в поле Уровни - уровень включаемых заголовков, а в поле Заполнитель - символы заполнения между заголовками и номерами страниц.
После нажатия кнопки ОК на экране появится скомпонованное оглавление. Как правило, оглавление создается именно таким способом. Его всегда можно изменить и отформатировать.
3. Использование стандартных названий
Word предоставляет возможность создавать перечни таблиц, рисунков и других объектов, используя стандартные названия, связанные с объектами различных типов. Названиям назначается стандартный стиль Название. Он состоит из двух частей: идентификатора и некоторого текста.
Для создания перечня таблиц необходимо сначала ввести названия в текст документа. Название вставляется следующим образом:
Название будет вставлено после нажатия кнопки ОК.
При создании перечней таблиц и рисунков пользователь может задать использование нестандартных идентификаторов. Для этого необходимо в диалоговом окне Название нажать кнопку Создать, а в поле Название открывшегося окна Новое название набрать имя нового идентификатора. В результате такой идентификатор будет появляться во всех диалоговых окнах, и вы сможете использовать его наравне со стандартными.
Каждое название вставляется в документ как поле. Если вместо названий в документе отображаются коды полей, необходимо выделить названия и нажать клавиши [Shift+F9].
Идентификатор и текст названий, а также номера страниц, на которых они расположены, при формировании перечня будут помещены в оглавление.
После вставки всех названий выполняется сборка, при которой устанавливается формат элементов перечня. Такой формат может включать идентификатор для определения текста и позиции (номера страницы) названия. Для сборки перечня названий, например, таблиц, следует позиционировать курсор ввода в месте вставки перечня. Затем надлежит в меню Вставка – Ссылка вызвать команду Оглавление и указатели и выбрать вкладку Список иллюстраций. В поле Форматы нужно задать формат (например, Классический), в поле Название - идентификатор, а в поле Заполнитель - символ для заполнения пространства между текстом оглавления и номером страницы.
После нажатия кнопки OK Word компонует оглавление и вставляет в указанном месте.
4. Алфавитный указатель
Алфавитный указатель представляет собой перечень расположенных в алфавитном порядке терминов с указанием страниц, на которых они упомянуты. Он размещается, как правило, в конце документа. При формировании алфавитного указателя Word сам упорядочивает термины по алфавиту, и указывает номера страниц, на которых они упоминаются. Для того чтобы включить слово в алфавитный указатель, нужно выполнить такую последовательность действий:
Кроме того, в этом окне можно установить опции полужирный и курсив для выделения элементов алфавитного указателя жирным или курсивным начертанием.
Word вставляет после термина специальное поле ХЕ (indeX Entry). Оно форматируется как скрытый текст и по умолчанию не отображается. Чтобы увидеть поля терминов алфавитного указателя, следует установить опцию индикации скрытого текста (скрытый текст) на вкладке Вид окна Сервис – Параметры.
5. Многоуровневые алфавитные указатели
Word позволяет создавать многоуровневые алфавитные указатели максимум с семью уровнями вложения. Наиболее часто формируют алфавитные указатели с двумя-тремя уровнями вложения. Многоуровневые указатели состоят из рубрик, включающих заголовок (термин) и подзаголовки (термины, связанные с термином-заголовком). Подзаголовки рубрик указателя создают так:
6. Формирование алфавитного указателя
После вставки в текст всех полей элементов алфавитного указателя можно приступить к его формированию.
7. Обновление алфавитного указателя
Если в процессе редактирования документа изменилась нумерация страниц или были добавлены новые термины, не нужно создавать новый указатель, достаточно обновить существующий:
Контрольные вопросы
Литература