Знакомство с программой MS Publisher

Тема: Знакомство с программой MS Publisher. Вид окна, главное меню, панели инструментов. Монтажный стол, его вид, назначение. Линейки: установка единиц измерения, точки отсчета.
Цель: ознакомить с интерфейсом программы MS Publisher.

План

Запуск Publisher
Программа Publisher облегчает процесс создания публикаций самых разных типов, начиная с визитных карточек и заканчивая вычурными брошюрами для Web-страниц. Для запуска MS Publisher выполнить команду Пуск - Программы.)
Окно Publisher является стартовой площадкой для создания новой или открытия существующей публикации. Область задач Новая публикация (New Publication) позволяет начать процесс создания новой публикации (см. рис. 1.1) или открыть существующие публикации. Начав работу над новой публикацией или открыв существующую, вы обнаружите, что рабочая область Publisher аналогична рабочим областям других программ пакета Office. Так, в ней имеются меню и панели инструментов с кнопками и элементами, уже знакомыми вам по работе с другими программами, такими как Word, Excel и PowerPoint.
Способы создания новой публикации
В области задач Новая публикация имеется ряд средств, позволяющих приступить к созданию новой публикации.

Публикации для печати (Publications for Print). Если вы желаете создать публикацию определенного типа, подлежащую выводу на печать (например, транспарант, брошюру или визитную карточку), и хотите выбрать для нее шаблон оформления, можете просмотреть имеющиеся шаблоны по категориям, щелкнув на элементе Публикации для печати в области задач Новая публикация. Имеющиеся шаблоны публикации подразделяются на несколько категорий, среди которых можно назвать бланки, буклеты, визитные карточки, открытки, рекламные объявления и т.д. В категории Быстрые публикации (Quick publications) имеется ряд шаблонов одностраничных публикаций, которые можно использовать в качестве флаеров и одностраничных плакатов. Процедура создания публикаций для печати на основе макета, выбранного из какой-либо категории, описана в главе 2 "Создание новой публикации".
Веб-узлы и электронная почта (Web Sites and E-Mail). B Publisher имеется ряд шаблонов, которые можно использовать для быстрого создания Web-узлов и специальных сообщений электронной почты, таких как почтовые рассылки и прайс-листы товаров. Для доступа к шаблонам Web-узлов и электронной почты щелкните на заголовке Веб-узлы и электронная почта в области задач Новая публикация. После выбора шаблона Web-узла запустится средство, именуемое Удобный построитель веб-узлов (Easy Web Site Builder), предназначенное для накопления необходимой для узла информации, которое также предлагает пошаговую инструкцию по созданию страниц Web-узла.
Наборы макетов (Design Sets). Позволят создать семейство публикаций, имеющих единообразный внешний вид. В каждом головном наборе макетов используется определенная схема элементов дизайна и цветов, постоянных для публикаций данного семейства. Например, вы хотите создать для своего малого бизнеса бланки, визитные карточки и счета-фактуры, имеющие единообразный внешний вид. Для создания таких публикаций выберите определенную схему в области Наборы макетов, а затем в окне основных наборов выберите нужную публикацию (например, визитную карточку). Некоторые наборы, такие как Личные бланки или Благотворительная акция, облегчают процедуру создания единообразных публикаций специфической направленности. Пустые публикации (Blank Publications). Еще одна возможность заключается в создании новой публикации с нуля. Однако даже в этом случае без помощи Publisher вы не останетесь. Чтобы начать новую публикацию, щелкните на заголовке Пустые публикации в области задач Новая публикация. После этого выберите тип создаваемого документа, например визитная карточка или плакат. На рис. 1.3 представлена новая пустая публикация. В области задач Макеты публикаций (Publication Designs) можно выбрать цветовую схему и шрифты для использования в публикации.
Создание публикации на основе уже существующей. Новую публикацию можно также создать на основе уже существующей. Это позволит использовать в новой публикации элементы дизайна уже существующей, а также модифицировать ее в соответствии с новым предназначением.

Что касается выбора пути создания новой публикации, то это зависит от вашего опыта работы в Publisher и требований, предъявляемых к дизайну вашей публикации. При первоначальной разработке публикации вам существенно помогут различные шаблоны документов и наборы макетов. С их помощью в новой публикации создаются заполнители объектов, которые можно заменить своими рисунками или элементами дизайна.
Рабочая область Publisher
Начав создание новой публикации на основе определенного шаблона, набора макетов или с нуля, вы будете работать с различными командами и функциями, позволяющими редактировать или модернизировать публикацию. В программе Publisher имеется несколько способов доступа к командам и функциям при работе над публикацией. Так, доступ к командам можно получить с помощью меню, расположенных в строке меню, либо кнопок панели инструментов Publisher.
Доступ к командам Publisher можно также получить с помощью меню быстрого доступа. Такие меню открываются после щелчка правой кнопкой мыши на том или ином элементе. В открывшемся меню быстрого доступа будет представлен перечень команд, относящихся к элементу, над которым вы работаете в текущий момент.
Строка меню Publisher
Строка меню Publisher позволяет получить доступ ко всем имеющимся в программе командам и функциям. Как и во всех других приложениях Windows, меню Publisher располагаются под строкой заголовка и открываются после щелчка на той или иной кнопке. В открывшемся меню имеется ряд команд.
Открытие полного меню. Если вы сразу же хотите видеть, какие команды доступны в открываемом меню, выполните команду Сервис=>Настройка (Tools-Customize), а затем в диалоговом окне Настройка выберите вкладку Параметры (Options). Для отображения всех команд меню установите флажок в поле опции Всегда показывать полные меню (Always Show Full Menus).
Вы увидите, что ряд команд меню сопровождается символом многоточия (...). При выборе одной из таких команд откроется либо диалоговое окно, либо область задач. В любом случае это означает, что для выполнения команды или задачи вам потребуется ввести или указать дополнительную информацию.
Активизация меню с помощью клавиатуры. Чтобы открыть определенное меню, нажмите клавишу <Alt> и ту клавишу клавиатуры, которая соответствует подчеркнутой букве в названии меню. Клавиша с подчеркнутой буквой называется "горячей" клавишей. Например, для открытия меню Файл нажмите клавиши <Alt+<Ф» (в русской раскладке клавиатуры).
Меню быстрого доступа
Чтобы быстро получить доступ к командам, связанным с определенным элементом публикации, наведите указатель мыши на этот элемент или объект, а затем щелкните ее правой кнопкой. Откроется меню быстрого доступа, в котором содержатся команды, связанные с данным объектом.
Объект Publisher – любой элемент публикации, например текст, графическое изображение, гиперссылка и т.п.
Панели инструментов Publisher
Панели инструментов Publisher являются быстрым и надежным средством доступа к командам и функциям. При запуске новой публикации в окне Publisher отобразятся панели инструментов Стандартная (Standard), Форматирование (Formatting), а также специфические для Publisher панели инструментов (большинство кнопок не активизируется до тех пор, пока вы не запустите новую публикацию). Панели инструментов Стандартная и Форматирование располагаются под строкой меню Publisher. С их помощью можно быстро получить доступ к командам сохранения и открытия публикации, а также к атрибутам форматирования, таким как полужирное начертание, подчеркивание или центрирование элемента.
Чтобы узнать назначение кнопки панели инструментов – наведите указатель мыши на любую кнопку и ознакомьтесь с описанием функции этой кнопки.
Объекты (Objects) — это специальная панель инструментов, позволяющая добавлять к публикации объекты (такие как текстовые поля и таблицы) и конструктивные элементы (такие как овалы и линии). Панель инструментов Объекты — это вертикальная панель инструментов, расположенная с левого края рабочей области публикации, позволяет быстро вставлять объекты в публикацию
Выход из Publisher
По завершении работы с окном Publisher или работы над определенной публикацией необходимо будет выйти из программы. Существует несколько способов закрытия окна публикации, равноценных выходу из программы.
Выйти из Publisher можно с помощью команды Файл-Выход (File-Exit). Можно также закрыть Publisher одним щелчком мышью, щелкнув на кнопке закрытия (X), расположенной в правом верхнем углу окна программы.
При закрытии Publisher может появиться сообщение с напоминанием о необходимости сохранения работы, выполнявшейся в окне приложения. Если вы просто пробовали действие тех или иных функций по мере изучения материала данной главы щелкните на кнопке Нет (No), чтобы не сохранять текущий документ и запустить окно Publisher.
Создание новой публикации
Использование категорий публикаций
Самый простой способ создания новой публикации, при котором пользователю предоставляется помощь в компоновке и ориентации страницы, заключается в использовании шаблона оформления в одной из категорий публикаций. Доступ к категориям осуществляется посредством опции Публикации для печати (Publications for Print) в области задач Новая публикация (New Publication).
При первом запуске Publisher область задач Новая публикация открывается автоматически. Чтобы открыть эту область задач в любой нужный момент, выполните команду меню Файл-Создать (File-New).
Открыв область задач Новая публикация, выполните приведенные ниже действия, чтобы создать новую публикацию для печати.
1. В области задач Новая публикация выберите элемент Публикации для печати, чтобы открыть перечень категорий публикаций.
2. Чтобы просмотреть имеющиеся категории публикации, прокрутите список в левой части окна. Когда нужная категория будет найдена (например, Визитные карточки), выделите ее.
3. В области предварительного просмотра будут представлены различные шаблоны оформления публикаций данной категории. Чтобы выделить шаблон оформления, который вы хотите использовать для своей публикации, щелкните на нем в области предварительного просмотра.
В рабочей области Publisher будет создана и размещена новая публикация, а также открыта область задач Параметры (Options) с определенными параметрами, относящимися к выбранному типу создаваемой публикации.
Создание персонального информационного профиля
В зависимости от типа создаваемой публикации может появиться диалоговое окно Личные данные (Personal Information), посредством которого создается персональный информационный профиль. Он включает в себя имя пользователя, название организации, номер телефона и другую информацию. При выборе некоторых категорий публикаций, таких как Визитные карточки (Business Cards) или Деловые бланки (Letterheads), необходимо будет создать новый профиль
Один раз введя личные данные и создав информационный профиль, вы сможете многократно использовать его при создании различных публикаций. Чтобы отредактировать личные данные, щелкните в соответствующем текстовом поле и введите надлежащую информацию. Кроме того, к профилю можно добавить определенную цветовую схему. Для этого установите флажок в поле опции Включить цветовую схему (Include Color Scheme in This Set), а затем выберите нужную схему из расположенного ниже раскрывающегося списка.
Обновление личных данных. Для того чтобы изменить личные данные, откройте диалоговое окно Личные данные, выполнив команду Правка =>Личные данные (Edit-Personal information). Отредактировав информацию, щелкните на кнопке Обновить (Update). Диалоговое окно будет закрыто.
Можно создать несколько информационных профилей. Для этого щелкните на кнопке раскрывающегося списка Набор личных данных (Personal Information Set), расположенного вверху диалогового окна Личные данные, и выберите одну из четырех имеющихся категорий: Основное место работы (Primary Business), Дополнительное место работы (Secondary Business), Другая организация (Other Organization) и Дом/семья (Home/Family).
После указания необходимых данных щелкните на кнопке ОК. Информация, указанная в профиле, будет представлена в текущей публикации.
Параметр Выбор цветовой схемы публикации означает, Что определенному макету публикации поставлена в соответствие определенная цветовая схема, которая для этого макета используется по умолчанию. Ее можно изменить посредством параметра Цветовые схемы (Color Schemes) в области задач Параметры для выбранного типа публикации.
Аналогично можно изменить в публикации шрифтовую схему. Фактически это семейство шрифтов. При выборе какого-либо шрифта, например Arial или Courier New, он с соответствующими размерами будет применен ко всем текстовым элементам публикации. В зависимости от требований выбранного пользователем макета публикации к семейству шрифтов могут быть применены определенные атрибуты, такие как полужирное или курсивное начертание.
В зависимости от типа создаваемой публикации можно изменить ориентацию страницы посредством параметра области задач.
В случаях, когда в области задач Параметры отсутствует параметр выбора ориентации страницы, для задания ориентации страницы можно воспользоваться вкладкой Разметка (Layout) диалогового окна Файл – Параметры страницы (Page Setup).
В зависимости от типа создаваемой публикации на ней размещается определенное количество заполнителей объектов. Это логотипы компании, картинки или другие графические элементы. Например, при создании визитных карточек на странице публикации размешены заполнители логотипов, а также различных образующих карточку текстовых элементов.
Для редактирования заполнителя, например, текстового поля щелкните на его заполнителе так, чтобы расположить в нем точку ввода. Текстовое поле окажется выделенным, и в него можно будет вставить надлежащий текст.
Текст в области заполнителя редактируется точно так же, как и в любом другом приложении Office.
После выбора макета, цветов и шрифтов публикации ее следует сохранить. Это защитит всю выполненную работу от случайных происшествий, подобных перепаду электропитания или сбоям компьютера. Кроме того, вы сможете спокойно передохнуть, прежде чем приступить к модернизации публикации.
Использование наборов макетов для публикаций
В Publisher имеется возможность создать публикации с единообразными цветами и элементами дизайна. Это облегчит создание публикаций, которые должны быть выполнены в едином стиле (например, визитные карточки, конверты, буклеты и фирменные бланки одной организации).
В Publisher имеется ряд наборов макетов. В группе Основные наборы в макетах заданы самые разнообразные элементы дизайна (в программе представлено сорок пять основных наборов). Имеются специальные наборы (например, Примечательные события и Ресторан), позволяющие быстро создать семейство публикаций специализированной направленности. Всего в Publisher имеется восемь специальных категорий наборов.
Для создания публикации с нуля выполните следующие действия.
1. Откройте область задач Новая публикация (выполните команду меню Файл => Создать), а затем выберите пункт Пустые публикации (Blank Publications).
2. В области предварительного просмотра прокрутите список типов пустых публикаций. Выберите публикацию нужного типа (например, Плакат).
В рабочей области Publisher появится новая пустая публикация. Теперь в нее можно добавить текстовые поля, контуры изображений и другие объекты, применив к ним цветовые и шрифтовые схемы.
Режимы просмотра публикации
Страница целиком
Для представления публикации по умолчанию используется режим Страница целиком, при котором на экране отображается вся страница и ее поля.
Для быстрого перехода в режим отображения страницы целиком воспользуйтесь комбинацией клавиш <Ctrl+Shift+L>.
По ширине страницы
При этом можно масштабировать страницу и видеть ее левое и правое поля. В режиме По ширине страницы величина масштабирования составляет чуть больше 50% (около 58%).
Две страницы
Этот режим особенно полезен в том случае, когда необходимо проверить соотношение и компоновку рамок и объектов. В каждой открываемой публикации (например, открытки или буклета) имеются противоположные страницы.
Для перехода к такому режиму отображения выполните команду меню Вид>Две страницы (View-Two-Page Spread). Рядом с данным элементом меню Вид появится флажок.
Переход по страницам в многостраничной публикации. Для быстрого перехода к нужной странице многостраничной публикации щелкните на пиктограмме соответствующей страницы на панели задач Publisher.
Если вы хотите вернуться к одностраничному режиму представления, откройте меню Вид и снова щелкните на элементе Две страницы, сняв таким образом с него галочку.
Самая первая страница публикации считается титульной. При работе с открытками и другими публикациями буклетного типа первая страница будет видна в том случае, когда публикация закрыта. Первой внутренней является страница 2 (с левой стороны раскрытой открытки), а противоположной ей — страница 3 (с правой стороны).
Масштабирование
На страницах публикации имеется несколько рамок для размещения текста и других элементов страницы. Зачастую эти элементы необходимо редактировать. При работе над определенным объектом страницы его необходимо масштабировать. В Publisher имеется возможность масштабировать страницы публикации в диапазоне 10-400% (чем больше процентная величина, тем крупнее план страницы публикации).
Для масштабирования текущей страницы выполните следующие действия.
1. Из меню Вид выберите пункт Масштаб (Zoom).
2. Из открывшегося подменю выберите величину масштабирования.
Страницы публикации можно масштабировать, воспользовавшись раскрывающимся списком Масштаб (Zoom) стандартной панели инструментов.
Работа с линейками и направляющими
Еще одним визуальным элементом работы с публикациями являются линейки и направляющие. В окне Publisher вертикальная и горизонтальная линейки помогают позиционировать элементы на странице. Направляющие — это реальные расширения линейки, которые отображаются на экране в виде линий (вертикальных и горизонтальных), которые можно перетаскивать по странице документа (от какой-либо линейки), облегчая тем самым процедуру размещения на странице текста и изображений.
Компоновочная направляющая — это нераспечатываемая вертикальная или горизонтальная линия, которая располагается на странице публикации для помощи в выравнивании различных элементов. На странице документа направляющие имеют вид линий зеленого цвета. Направляющие позволяют сохранять единообразие макета публикации, состоящей из нескольких страниц (один и тот же макет задается на каждой странице)
При наличии размещенных на странице направляющих на них можно фактически расположить рамку объекта. Эта процедура называется привязкой к сетке. При перемещении объекта около направляющей он прикрепляется к сетке, позиционируясь таким образом с высокой степенью точности.
Если вы хотите с помощью направляющих точно компоновать объекты на странице, необходимо включить функцию привязки к сетке. Для этого выполните команду меню Расположение – Привязать – По направляющим.
Направляющие создаются и размещаются на странице с помощью мыши. Для создания вертикальной направляющей наведите указатель мыши на вертикальную линейку.
Перетащите указатель мыши по странице. Появится вертикальная направляющая.
Расположите направляющую в нужном месте страницы и отпустите кнопку мыши.
Для создания горизонтальной направляющей повторите шаги 1-3, только перетаскивание выполняйте с горизонтальной линейки.
Включить отображение направляющих можно с помощью меню Вид - Границы и направляющие (View-Boundaries and Guides).
Для создания сетки на странице публикации выполните следующие действия.
1. Откройте меню Расположение (Arrange) и выберите из него пункт Направляющие разметки (Layout Guides). Откроется диалоговое окно Направляющие разметки.
2.Для создания направляющих щелкните на вкладке Направляющие сетки (Grid Tabs) и в полях Столбцы (Columns) и Строки (Rows) укажите соответственно количество вертикальных и горизонтальных направляющих, которое требуется разместить на странице.
3. После задания необходимого количества вертикальных и горизонтальных направляющих щелкните на кнопке ОК. На странице публикации появятся линии направляющих.
Для отображения линейки, выполните команду меню Вид - Линейки (View-Rulers).
Перемещая указатель мыши по странице, вы увидите, что вертикальная и горизонтальная "координаты" мыши помечаются линейными отметками на каждой линейке. Кроме того, фактическое расположение указателя мыши (по горизонтали и по вертикали) указывается на панели задач Publisher.
Благодаря возможности контролировать координаты указателя мыши на линейках и в области задач вы можете размещать рамки объектов на странице публикации с высокой степенью точности. Например, чтобы расположить рамку графического изображения на 2 см ниже верхнего края страницы, перетаскивайте объект за его верхний край (поскольку именно он должен располагаться на 2 см ниже) до тех пор, пока отметка на вертикальной линейке не достигнет показателя 2 см. После этого отпустите кнопку мыши.