Форматирование страниц публикации

Тема: Форматирование страниц публикации. Режимы печати в программе MS Publisher
Цель: изучить принципы форматирования страниц публикации в программе MS Publisher, а также режимы печати, научиться изменять размеры полей страниц публикации, добавлять рамку, нумерацию страниц, работать с главными страницами публикации.

План

1. Форматирование страниц публикации
Изменение полей страницы
В процессе создания новой публикации (в частности, при ее создании с нуля) может потребоваться изменить величину полей страниц. В Publisher можно смещать направляющие полей (синие и розовые линии, окружающие страницу) в диалоговом окне Направляющие разметки (Layout Guides). Можно корректировать величину верхнего, нижнего, левого и правого полей.
Для изменения полей текущей страницы выполните следующие действия.
1. Выполните команду меню Расположение - Направляющие разметки (Arrange-Lay Guides). выберите вкладку Направляющие полей (Margin Guides).
2. В области Направляющие полей укажите требующиеся величины левого, правого, верхнего и нижнего полей.
3. Щелкните на кнопке ОК, и поля страницы будут изменены соответствующим образом.

Чтобы перетащить поля вручную по странице, необходимо перейти в режим отображения главной страницы. Этот режим используется для форматирования публикации в целом, в том числе для задания полей, нумерации страниц и колонтитулов.
Выполните команду меню Вид - Главная страница (View=>Master Page). Удерживая нажатой клавишу <Shift>, перетащите поле в новое место. (Работа в режиме главной страницы описана ниже.)
Добавление границ страницы
По краям страниц публикации можно разместить границы. Этот элемент дизайна помогает привлечь внимание к объектам, находящимся внутри этих границ.
При создании новой публикации с помощью шаблона оформления или набора макетов граница страницы может быть элементом макета, выбранного для данной публикации. Однако, если границы необходимо поместить вокруг страницы публикации, созданной на основе шаблона пустой публикации (или путем вставки новой страницы), воспользуйтесь областью задач Макеты публикаций (Publication Designs).
Для размещения границы вокруг страницы публикации выполните следующие действия.
Откройте из меню Формат область задач Макеты публикаций. Вы можете просмотреть столько макетов границ, сколько вам потребуется. Когда нужная граница будет найдена, выберите ее и сохраните публикацию.
Работа в режиме главной страницы
При размещении на странице публикации различных объектов вы выбираете только элементы макета и информацию для данной страницы. Если на страницы публикации требуется добавить повторяющиеся элементы, например логотип компании, номера страниц и т.п., работа осуществляется в режиме главной страницы.
Для перехода к режиму главной страницы публикации (при наличии различных типов страниц в одной публикации у вас может быть несколько главных страниц) выполните команду меню Вид-Главная страница. В окне Publisher откроется область задач Главная страница, а в рабочей области Publisher отобразится главная страница, назначенная для текущей публикации.
Для вставки повторяющегося элемента, такого как логотип компании, необходимо вставить соответствующий графический файл (для этого следует воспользоваться инструментом Рисунок панели инструментов Объекты). Однако имейте в виду, что любой объект, размещенный на главной странице, отобразится на всех страницах публикации. Главную страницу можно использовать для создания нумерации страниц публикации.

Если публикация содержит несколько страниц, их целесообразно пронумеровать. В текстовом поле на главной странице будет размещен код нумерации страниц. В случае использования функции нумерации даже при вставке или удалении страниц публикации их нумерация всегда остается правильной.

Чтобы создать поля для нумерации страниц на главной странице публикации: на главной странице щелкнуть на кнопке Надпись (Text Box) панели Объекты, перетащить курсор, создавая поле, в котором будет код нумерации страниц поле, выполнить команду меню Вставка-Номера страниц (Insert-Page Numbers), в текстовом поле будет размещен код нумерации страниц, как показано на рисунке:
Если вы хотите, чтобы нумерация страниц имела формат Стр 1 и т.д., щелкните мышью перед кодом нумерации # и введите нужный текст. Чтобы в публикации разместить текущую дату, сюда же введите ее код. Любой элемент, размещаемый на главной странице, отобразится на всех страницах публикации.

Имеет кнопки: Создать, Дублировать, Переименовать, Удалить, Направляющие разметки, Переключение между двустраничным и одностраничным режимами, Закрыть главное представление.

2. Корректировка публикаций
Вы узнаете о том, как воспользоваться функцией проверки правописания расставить переносы в текстовом поле, протестировать макет публикации с помощью функции проверки макета и настроить функцию автозамены.
Функция проверки правописания
В программе Publisher имеется несколько инструментов, позволяющих отредактировать публикацию.
Для использования функции проверки правописания выполните следующие действия.
1. Выделите текстовое поле, текст которого следует проверить.
2. Выполните команду меню Сервис-Правописание-Орфография (Tools-Spelling) либо щелкните на кнопке Орфография (Spelling) стандартной панели инструментов.
3. Откроется диалоговое окно Проверить орфографию (Check Spelling), показанное на рис:

В поле Нет в словаре (Not in Dictionary) будет указано первое сомнительное слово (которое считается написанным неправильно). Для того чтобы исправить слово, выполните одно из следующих действий.

Выберите правильно написанное слово в поле Варианты (Suggestions), а затем щелкните на кнопке Заменить (Change).
Для замены всех случаев написания данного слова на выбранный вариант щелкните на кнопке Заменить все (Change All).
Чтобы пропустить слово (в случае, если оно, по вашему мнению, написано правильно), щелкните на кнопке Пропустить (Ignore) или Пропустить все (Ignore Аll). В последнем случае данное слово будет пропущено во всех случаях, когда оно встречается в тексте.

Если данное слово требуется добавить в файл словаря, чтобы оно больше не помечалось как написанное неправильно, щелкните на кнопке Добавить (Add).
4. После выполнения одного из предложенных действий в поле Нет в словаре будет указано следующее сомнительное слово. Выполните исправления аналогичным образом. По завершении проверки текущего текстового поля на экране появится сообщение о том, что проверка данного блока завершена. Кроме того, вас спросят, следует ли продолжить проверку публикации. Чтобы проверить оставшуюся часть публикации, щелкните на кнопке Да. Для прекращения проверки щелкните на кнопке Нет.
Единовременная проверка всех текстовых полей. Если необходимо автоматически проверить весь текст публикации (все текстовые поля), в диалоговом окне Проверить орфографию установите флажок в поле опции Проверить все тексты (Check All Stories).
Вы наверняка заметили, что Publisher помечает неправильно написанные слова по мере их ввода (как и во всех остальных приложениях пакета Office). Под сомнительным словом появляется красная волнистая линия. Это позволяет исправить ошибки, не активизируя функции проверки правописания. Щелкните на слове правой кнопкой мыши и из открывшегося меню выберите вариант действия по исправлению ошибки.
Расстановка переносов в текстовых полях
При выборе функции автоматической расстановки переносов соответствующие символы будут вставлены в слова только по мере необходимости. Одно из преимуществ данной функции заключается в том, что при редактировании текста ненужные переносы удаляются автоматически и по необходимости вставляются новые символы переноса слов.
Для расстановки переноса слов в текстовом поле выполните следующие действия.
1. Выделите текст, в котором требуется автоматически расставить переносы.
2. Выполните команду меню Сервис-Язык-Расстановка переносов (Tools-Language-Hyphenation). Откроется диалоговое окно Расстановка переносов

3. Установите флажок в поле опции Автоматически расставлять переносы в статье (Automatically Hyphenate This Story), ОК.
Переносы в словах можно расставить и вручную. Для этого в диалоговом окне Расстановка переносов щелкните на кнопке Вручную (Manual). Откроется диалоговое окно Перенос (Hyphenate), в котором будет указано первое слово, в котором требуется установить символ переноса.
Чтобы воспользоваться вариантом переноса, указанным в диалоговом окне, щелкните на кнопке Да (Yes). Если вы не хотите переносить данное слово, щелкните на кнопке Нет (No). После этого в диалоговом окне отобразится следующее слово, к которому можно применить описанную выше процедуру. Продолжайте работать с текстом до тех пор, пока во всех словах не будут расставлены переносы (или же они не будут вами пропущены).
Проверка макета
Функция проверки макета является еще одним удобным средством корректировки публикации. Она просматривает элементы макета и объекты публикации и позволяет найти пустые рамки, изображения с искаженными пропорциями, проблемы со шрифтами (например, слишком много шрифтов) и др. Кроме того, функция проверки макета предлагает свои варианты помощи в случае обнаружения ошибки макетирования.
Для использования функции проверки макета выполните следующие действия.
1. Выполните команду меню Сервис-Проверка макета (Tools-Design Checker). Откроется область задач Проверка макета.
2. В области задач Проверка макета будут указаны ошибки, обнаруженные в процессе проверки
3. Чтобы перейти к элементу макета, содержащего ошибку, щелкните на нем в области задач. Данный элемент (текстовое поле, рамка изображения или другой объект) будет выделен на соответствующей странице публикации.
4. После устранения ошибки ее описание будет удалено из области задач Проверка макета.
5. Повторите шаги 3 и 4 применительно ко всем ошибкам, обнаруженным в публикации.

Настройка параметров автозамены
Чтобы при добавлении текста в публикацию допускаемые ошибки и опечатки исправлялись автоматически, необходимо выполнить команду меню Сервис - Параметры автозамены (Tools-AutoCorrect Options). Откроется диалоговое окно Автозамена (AutoCorrect), показанное на рис.

Для добавления распространенной ошибки или опечатки, допускаемой при вводе того или иного слова, введите неправильно написанное слово в поле Заменять (Replace), а вариант его правильного написания в поле На (With).
Щелкните на кнопке Добавить (Add) для добавления слова в список автозамены.
Для удаления слова из списка автозамены щелкните на нем, а затем на кнопке Удалить (Delete), ОК.

3. Печать публикаций.
Вы узнаете о том, как распечатать публикацию и настроить параметры печати. Кроме того, вы научитесь сжимать публикацию с помощью команды упаковки.
Предварительный просмотр публикации
При работе над публикацией в программе Publisher вы фактически всегда видите каждую страницу в том виде, в котором она будет выведена на печать. Это означает, что объекты, изображения и текстовые поля отображаются на страницах Publisher в том же виде, что и на распечатанных страницах.
Публикацию лучше всего просматривать от общего к деталям. Масштабируя страницу, можно проверить, правильно ли вставлены объекты и нет ли опечаток в текстовых полях. При просмотре общего плана публикации проверяют компоновку объектов, дизайн в целом и применение цветов.
Прежде чем выводить публикацию на печать, целесообразно просмотреть ее в окне предварительного просмотра. Для этого щелкните на кнопке Предварительный просмотр (Print Preview) стандартной панели инструментов.
Публикация отобразится в окне предварительного просмотра. Масштабируя публикацию, можно одновременно просмотреть несколько ее страниц. По завершении просмотра публикации щелкните на кнопке Закрыть (Close) чтобы возвратиться к окну Publisher. Можно задать просмотр в оттенках серого.
Печать публикации
Независимо от того, сколько усилий было затрачено на подбор цветов и элементов макета публикации, окончательное суждение о ней можно вынести только после ее вывода на печать. Для этого выполните следующие действия.
Выполните команду меню Файл<=>Печать (File-Print). Откроется диалоговое окно Печать
Щелкните на кнопке раскрывающегося списка Имя (Name) и выберите название принтера, на который следует отправить данное задание печати.
Укажите диапазон страниц печати.
Чтобы указать число распечатываемых экземпляров, воспользуйтесь полем Число копий (Number of Copies). ОК. Публикация будет выведена на печать. Если публикация будет распечатываться посредством услуг сторонней фирмы, то для ее подготовки к печати вам необходимо будет задать различные дополнительные параметры (эта процедура будет описана ниже).

Задание параметров цветоделения
Использующаяся в процессе печати цветовая система зависит от того, распечатываете ли вы публикацию самостоятельно или пользуетесь услугами сторонней организации. Цветовую систему можно выбрать во вкладке Цветоделение (Separations) диалогового окна Дополнительные настройки печати.
По умолчанию в поле раскрывающегося списка Вывод (Output) выбрана цветовая схема Совмещенный RGB (Red, Green, Blue — красный, зеленый, синий). Она используется на большинстве цветных принтеров, которые устанавливают дома или в офисе. Если вы собираетесь распечатывать публикацию самостоятельно, можете оставить выбранную цветовую схему без изменений.
Если публикация будет выводиться на печать не на цветном принтере, измените цветовую схему на Совмещенные оттенки серого (Composite Grayscale). Это позволит заменять цвета на различные оттенки серого цвета при печати публикации на черно-белом принтере.
Если публикация будет распечатываться на стороннем принтере, то цветовую схему должна указать компания, которой принадлежит этот принтер. Очень часто такие организации используют цветовую схему Совмещенный CMYK (Composite CMYK). Такая цветовая схема применяется и при работе с цветными фотографиями.
В некоторых случаях компания может указать, какое число цветов будет использоваться в процессе цветоделения, и попросить задать атрибуты цветов. В этом случае из раскрывающегося списка Вывод выберите пункт Цветоделение (Separations), а затем установите переключатель в поле опции Пользовательские настройки, перечисленные ниже (Use Custom Settings). После этого укажите частоту и угол для каждого цвета, который будет использоваться в процессе цветоделения. Напомним, что эту информацию должна предоставить компания, которая будет выполнять такую работу. Для выполнения простой печати на собственном принтере данные параметры изменять не нужно.
Дополнительные параметры печати страницы
В диалоговом окне Дополнительные настройки печати имеется также вкладка Параметры страницы (Page Settings), показанная на рис. В ней можно указать, следует ли делать на распечатанных экземплярах отметки печати, например обрезные метки, сведения о задании и т.п. При печати сложных публикаций, таких как книги, на распечатанных листах делается разметка для обрезания страниц и указывается информация о задании печати. Оба этих параметра (Обрезные метки, Сведения о задании) по умолчанию выбраны во вкладке Параметры страницы. Вам может понадобиться изменить их, если этого потребует компания, которая будет выполнять печать публикации.
Во вкладке Параметры страницы можно также регулировать выход печати за край страницы. Так бывает в случаях, когда изображения выступают за обрезаемый край страницы, когда между краем страницы и краем выступающего объекта отсутствует граница. По умолчанию выход за край страницы разрешен. Приобретя некоторый опыт, вы будете знать, что на большинстве цветных принтеров (особенно струйных) выход элементов за край страницы не допускается.

Параметры связанной графики
При размещении картинок и рисунков на странице публикации вы работаете над ее художественной частью. Как правило, при печати публикации в сторонней фирме вы должны предоставить изображения и картинки в виде отдельных файлов, которые не вставлены в публикацию, а определенным образом связаны с ней.
Область задач Диспетчер графики (Graphic Manager), которая открывается из меню Сервис (Tools), позволяет преобразовать изображения публикации в связанные объекты. Последующая печать этих связанных графических изображений определяется во вкладке Графика и шрифты диалогового окна Дополнительные настройки печати (рис. 11.5).
По умолчанию связанные графические объекты распечатывают с полным разрешением. Вы можете задать низкое разрешение печати графики или не печатать ее вообще (на распечатке публикации отобразятся только пустые рамки).
Можно также указать, следует ли разрешать замену шрифтов публикации. По умолчанию выбрана опция Использовать только шрифты публикации (Use Only Publica-tion Fonts). Это означает, что принтер может трактовать некоторые шрифты как графику, т.е. их разрешение будет не очень нечетким. Вы можете разрешить замену шрифтов, но если используется определенное семейство шрифтов публикации, это может привести к нарушению целостности внешнего вида страниц публикации.
Использование команды упаковки. С помощью команды упаковки публикацию можно сжать. Это облегчит процедуру ее переноса с одного компьютера на другой, а также ее передачи на сторонний принтер. Для упаковки публикации выполните следующие действия.
Выполните команду меню Файл – Упаковать – Для другого компьютера (File-Pack and Go-Take to Another Computer). Откроется окно мастера упаковки.
Для запуска мастера щелкните на кнопке Далее (Next).
Для внедрения в упакованную публикацию шрифтов и графических изображений установите флажки в поля соответствующих опций
Для упаковки публикации на диск щелкните на кнопке Готово (Finish).
На диск с упакованной публикацией также записывается копия файла Unpack.exe. Эту программу можно использовать для распаковки публикации на другом компьютере.
Для распаковки файла вставьте диск в другой компьютер и щелкните на кнопке Пуск (Start), а затем выберите пункт Выполнить (Run). В окне Запуск программы (Run) введите a:\unpack.exe. Затем укажите папку, в которую следует распаковать публикацию, и щелкните на кнопке ОК.